Rechtlicher Rahmen in 4 Sätzen
Ist eine Rechnung fällig, gerät der Kunde mit der Mahnung in Verzug (Art. 102 Abs. 1 OR). Wurde ein bestimmter Verfalltag vereinbart (z.B. «zahlbar bis 30.11.2026» im Vertrag oder in der akzeptierten Offerte), tritt der Verzug mit Ablauf dieses Tages ohne Mahnung ein (Art. 102 Abs. 2 OR). Ab Verzug schuldet der Kunde 5 % Verzugszins pro Jahr (Art. 104 OR); ein höherer vereinbarter Zins gilt weiter. Mahngebühren sind nur geschuldet, wenn sie vorher konkret vereinbart wurden.
Die bewährten Stufen
- Zahlungserinnerung – freundlich, ca. 5–10 Tage nach Fälligkeit (Textvorlagen)
- 1. Mahnung – sachlich, neue Frist von 10 Tagen, Hinweis auf Verzugszins
- 2. Mahnung – mit ausgerechnetem Verzugszins
- Letzte Mahnung – mit Androhung der Betreibung
- Betreibung einleiten
Zwei Stufen genügen in der Praxis meist. Gegenüber Stammkunden lohnt sich die freundliche Erinnerung zuerst.
Was in jede Mahnung gehört
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, offener Betrag
- Neue, konkrete Zahlungsfrist (Datum)
- Verzugszins: Satz und Beginn
- Allfällige Mahngebühren – nur wenn vertraglich vereinbart
- Neuer QR-Zahlteil – erleichtert die Zahlung enorm
- Konsequenz bei Nichtzahlung (ab der letzten Stufe)
Beweis: Mahnung per E-Mail oder eingeschrieben?
Eine Mahnung ist formfrei – E-Mail genügt. Du musst aber im Streitfall beweisen, dass sie angekommen ist. Die letzte Mahnung vor der Betreibung deshalb am besten eingeschrieben senden.
Quellen
Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Massgebend sind die verlinkten amtlichen Quellen.