Zahlungserinnerung: Texte, die freundlich bleiben und wirken

Die meisten offenen Rechnungen sind schlicht vergessen gegangen. Eine kurze, freundliche Erinnerung mit neuer Frist und QR-Zahlteil löst das in den meisten Fällen.

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Gute Zahlungserinnerungen haben 5 Elemente

  1. Klarer Betreff mit Rechnungsnummer
  2. Freundlicher Ton, keine Unterstellung («im Alltag geht schnell etwas vergessen»)
  3. Rechnungsnummer, Datum, Betrag
  4. Eine konkrete neue Frist (Datum, nicht «baldmöglichst»)
  5. Die Rechnung oder der QR-Zahlteil nochmals im Anhang

Kurzvariante für Stammkunden

Betreff: Kleine Erinnerung – Rechnung 2026-042

Hallo Lea

kurze Erinnerung: Die Rechnung 2026-042 über CHF 850.00 ist seit dem 15.10. offen. Kannst du sie bis zum 31.10. begleichen? Ich habe sie dir nochmals angehängt.

Danke und liebe Grüsse
Anna

Variante für Firmenkunden (Sie-Form)

Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung 2026-042 vom 15.09.2026

Sehr geehrte Damen und Herren

gemäss unserer Buchhaltung ist die Rechnung 2026-042 über CHF 850.00 noch offen. Bitte prüfen Sie, ob die Rechnung bei Ihnen eingegangen ist, und überweisen Sie den Betrag bis zum 31.10.2026. Bei Fragen erreichen Sie mich unter 079 000 00 00.

Freundliche Grüsse

Wann aus der Erinnerung eine Mahnung wird

Schon die freundliche Erinnerung ist rechtlich eine Mahnung im Sinne von Art. 102 OR, wenn sie die Zahlung klar verlangt – ab Zugang läuft der Verzugszins von 5 %. Den Zins musst du in der Erinnerung nicht erwähnen. Den weiteren Ablauf zeigt der Mahn-Fahrplan.

Quellen

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Massgebend sind die verlinkten amtlichen Quellen.

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Häufige Fragen

Wann schicke ich eine Zahlungserinnerung?

Üblich sind 5–10 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist.

Darf ich eine Zahlungserinnerung per WhatsApp oder SMS schicken?

Ja, eine Mahnung ist formfrei. Für den Beweis sind E-Mail oder Brief aber besser.

Soll ich schon in der Erinnerung Mahngebühren verlangen?

Nur wenn sie vorher vereinbart wurden – und auch dann wirkt eine gebührenfreie erste Erinnerung oft besser für die Kundenbeziehung.